Comment vos documents sont traités
Atelier PDF convertit et contrôle des fichiers PDF et des images selon un profil de contraintes. Le profil actif est celui du RCS Luxembourg ; cette page décrit précisément ce que l'outil fait de vos fichiers, ce qu'il vérifie, et ce qu'il ne peut pas garantir.
Ce que fait l'outil
Documents → PDF/A-1b
PDF, Word ou LibreOffice. Le fichier est converti au format d'archivage PDF/A-1b (norme ISO 19005-1) : polices intégrées, profil colorimétrique embarqué, aucune dépendance extérieure. C'est le format qu'exigent les registres et les services d'archivage.
S'il dépasse la taille autorisée, il est recompressé par paliers successifs. L'outil s'arrête au premier réglage qui passe : la qualité n'est jamais dégradée plus que nécessaire.
Images → JPEG normalisé
Scans et photos, y compris depuis un PDF. Le profil RCS impose cinq contraintes simultanées qui se contredisent : monter la résolution alourdit le fichier, mais compresser davantage est interdit. L'outil cherche la combinaison qui les satisfait toutes, en privilégiant la lisibilité.
Un PDF recto-verso est découpé automatiquement : chaque face donne une image, optimisée et contrôlée séparément.
Comment la conformité est vérifiée
Deux contrôles indépendants, sur chaque fichier produit.
1. Contrôle interne
Lecture directe des octets du fichier : en-tête PDF 1.4, OutputIntent, profil ICC embarqué, métadonnées d'identification. Immédiat, et indépendant de l'outil qui a produit le fichier.
2. veraPDF
veraPDF est l'implémentation de référence du consortium du même nom, développée avec le soutien de la Commission européenne. C'est le validateur que les institutions d'archivage utilisent elles-mêmes.
Il applique les 129 règles de l'ISO 19005-1. Le résultat vous est présenté clause par clause, que le fichier passe ou non — et en cas d'échec, chaque règle fautive est nommée.
Aucun fichier n'est présenté comme conforme sans être passé par ces deux contrôles. Si veraPDF échoue, le fichier est marqué non conforme même s'il respecte la taille.
Ce qu'il advient de vos documents
Vous déposez des pièces d'identité et des actes. Voici la règle.
La base de données ne contient que des compteurs et des métadonnées techniques : nombre de fichiers, dates, état de conversion. Ni les documents, ni leur contenu, ni même leur nom. Les journaux techniques n'écrivent aucune adresse électronique ni nom de fichier.
Le cloisonnement entre organisations est vérifié à chaque appel : un identifiant de conversion appartenant à un autre cabinet renvoie une erreur, même si vous en connaissez l'adresse exacte.
Les paiements sont traités par Stripe. Aucune donnée bancaire ne transite par ce service ni n'y est conservée.
Quand l'outil modifie votre texte
C'est le seul cas où il touche au contenu, et il vous le dit.
Les traitements de texte remplacent automatiquement certains caractères à la frappe : l'apostrophe droite devient une apostrophe courbe, trois points deviennent un signe unique. Le document reste lisible, mais le dépôt est refusé avec un message qui n'indique ni la cause ni l'endroit.
Si vous déposez le document Word ou LibreOffice d'origine, ces caractères sont remplacés avant conversion, puis le document corrigé est relu pour vérifier qu'il n'en reste aucun. La mise en forme n'est jamais touchée.
Si vous déposez un PDF déjà généré, ils sont seulement signalés, un par un. Les corriger dans un PDF supposerait de réécrire les flux de contenu et les encodages de polices : le risque d'abîmer un acte juridique est réel, l'outil s'y refuse.
Relisez toujours le document produit.
Une substitution de caractères modifie le texte d'un acte juridique. L'outil vous le rappelle à chaque téléchargement concerné et détaille ce qu'il a changé. Vérifiez en priorité les montants, les dates et la dénomination sociale.
Ce que l'outil ne garantit pas
Une page qui ne dirait que du bien ne vous serait d'aucune utilité.
La conformité à la norme, oui. L'acceptation par le RCS, non.
veraPDF certifie le respect de l'ISO 19005-1. Le RCS applique en plus ses propres règles, qui ne sont pas publiées : jeu de caractères accepté, contraintes de mise en page. L'outil intègre celles que nous avons identifiées à l'usage, pas une spécification officielle.
Le PDF/A-1a n'est pas produit
Le niveau 1a exige un document balisé — structure sémantique et ordre de lecture — qui ne peut pas être reconstitué à partir d'un fichier qui n'en a pas. Le RCS accepte le 1b, c'est précisément pourquoi la norme définit deux niveaux.
Un scan de mauvaise qualité le reste
Si votre document est une photo à 90 dpi, aucune conversion ne créera du détail qui n'existe pas. L'outil vous indiquera la résolution réelle plutôt que de laisser croire à une amélioration.
Le contenu n'est pas relu
L'outil vérifie des caractéristiques techniques. Il ne lit pas votre acte, ne vérifie ni son contenu juridique, ni sa complétude, ni l'exactitude des informations qu'il contient.
Sur quoi l'outil repose
Trois logiciels libres, reconnus et audités par leurs communautés respectives. Aucun service tiers ne reçoit vos documents : tout le traitement a lieu sur le serveur, et rien n'en sort.
Une question sur un point précis, ou un fichier refusé malgré un contrôle au vert ? Écrivez-nous : nous cherchons la cause exacte plutôt que de conseiller un nouvel essai.